Pour choisir des licences Microsoft 365, partez des tâches de vos employés et des contrôles dont l’entreprise a besoin. Une personne qui consulte les courriels au navigateur, une comptable qui utilise Excel sur son ordinateur et une équipe qui gère des appareils à distance peuvent avoir des besoins différents.
Créer des profils à partir des usages
Regroupez les employés par type de travail. Pour chaque profil, notez les applications de bureau nécessaires, les besoins hors ligne, les boîtes aux lettres et les usages de collaboration. Vérifiez les fonctions précises. Par exemple, demandez à la comptabilité si ses fichiers dépendent de macros ou de compléments avant de retenir un usage exclusivement au navigateur.
Valider la sécurité et les conditions d’achat
Indiquez les contrôles souhaités pour les appareils, les accès et les données. Demandez au fournisseur de préciser quelles fonctions sont incluses, lesquelles demandent un supplément et qui les configure. Comparez ensuite les conditions d’ajout et de retrait de licences, la durée d’engagement et la date de renouvellement. Consultez la comparaison de Microsoft pour vérifier l’offre actuelle au Canada.
Faire un essai et revoir les attributions
Validez chaque profil avec une personne représentative. Faites-lui ouvrir ses fichiers habituels, accéder aux espaces partagés et effectuer une journée type. Après le déploiement, passez en revue les licences lors des changements de rôle et avant le renouvellement. Coordonnez les retraits avec la conservation des courriels et des fichiers d’entreprise.
À lire aussi Départ d’un employé : liste de vérification Microsoft 365